Zuletzt aktualisiert: September 22, 2021

In letzter Zeit wurden Trigger E-Mails zum Standard eines Online Shops, was an ihrer hohen Effizienz in der Kundenerreichung liegt. Es gibt aber auch Unternehmer die Trigger E-Mails gegenüber skeptisch stehen und sogar denken es vergrault die Kundschaft. Wenn du dich nun fragst, woran das liegt, dann bist du hier genau richtig.

In diesem Artikel erklären wir dir das Thema Trigger E-Mail. Dazu gehören Vor- und Nachteile sowie die rechtlichen Rahmenbedingungen. Anschließend folgen weitere Fragen in diesem Zusammenhang. Nach dem Lesen bist du auf dem neusten Stand und kennst dich gut mit dem Thema Trigger E-Mail aus.

Das Wichtigste in Kürze

  • Trigger E-Mails sind automatisierte E-Mails, die mithilfe von Autoresponder auf einen bestimmten Anlass hin verschickt werden. Sie zeichnen sich durch einen hohen Grad an Relevanz für Kunden aus.
  • Bei Trigger E-Mails zählen die gleichen rechtlichen Bedingungen wie sonst. Man braucht die Erlaubnis Mails zu schicken und einen Opt Out Button.
  • Bei zu vielen Mails mit schlechter Umsetzung schrecken sie Kunden ab. Zudem fühlen sich Konsumenten unwohl, wenn ein Unternehmen zu persönliche Daten verwendet.

Glossareintrag: Der Begriff Trigger E-Mail im Detail erklärt

Damit du dich über das Thema Trigger E-Mail rundum informieren kannst, haben wir für dich alle wichtigen und die häufigsten Fragen zusammengesucht und beantwortet. So bist du gewappnet, um diese E-Mail Art bei Bedarf selber anzuwenden.

Was ist eine Trigger E-Mail?

Eine Trigger E- Mail unterscheidet sich im Vergleich zu den üblichen Marketingmails durch einen besonderen Anlass. Anstelle der regelmäßigen Mails wird dem Kunden nach einer bestimmten Aktivität oder an einem bestimmten Tag eine Mail geschickt.
Trigger E-Mails sind bspw. Geburtstagsmails.

Die Mail erhält einen besonderen Bezug zum Kunden, die Aufmerksamkeit ist erhöht und es kann zu mehr Käufen führen. Die Mail wird in der Regel automatisch ausgelöst. Dafür ist der Gebrauch eines Autoresponder notwendig. (1)

Wie funktioniert die Trigger E-Mail?

Die Trigger E-Mail funktioniert im Allgemeinen überall gleich. Es wird eine individuelle Mail geschickt, die den Kunden ansprechen soll und ihm zum Klicken eines Links verleiten soll. Grundsätzlich gilt je persönlicher, desto erfolgreicher.

Es sollte aber nicht übertrieben werden, da zu genaue und mit zu vielen privaten Details versetzte Mails abschrecken.

Bei Trigger E-Mails ist ein qualitativ hochwertiges Layout wichtig. Wenn der Kunde die Mail liest sollte klar gezeigt werden worum es geht. Insbesondere der Betreff muss eindeutig und von hoher Relevanz sein, da der Kunde sonst die Mail gar nicht genauer betrachtet.

Was für Trigger E-Mails gibt es?

Je nach Grund kann sich die Ausführung und Mail geringfügig anders darstellen. Welche Arten es überhaupt gibt, kannst du in der folgenden Liste lesen: (2)

  • Willkommens Trigger E-Mail: Dies ist die wohl bekannteste Art. Sobald die Anmeldung erfolgt, wird eine Mail verschickt. Sie wird sehr wahrscheinlich geöffnet, da der Kunde in dem Moment auch an den Produkten/Dienstleistungen interessiert ist. In diesen Mails können Unternehmen und Produkte vorgestellt werden sowie Anwendungstipps und mögliche Ansprechpartner bei Fragen.
  • Geburtstags Trigger E-Mail: Diese Mails können bei der Angabe eines Geburtstages durchgeführt, welche meist im Registrationsformular enthalten sind. Diese können auch im Nachhinein erfragt werden, wobei Kunden dann weniger bereit sind die Daten anzugeben. Der Vorteil der Mail liegt in den positiven Gefühlen, die mit diesem Anlass assoziiert sind und auf das Unternehmen übertragen werden.
  • Kaufbestätigung Trigger E-Mail: Diesen Mails wird viel Aufmerksamkeit geschenkt, da der Konsument sicher gehen möchte das der Kauf erfolgreich war. Hier bietet es sich an, ergänzende oder ähnliche Produkte zu zeigen.
  • Dankeschön: Sie ähnelt der Kaufbestätigung wobei ihr Fokus auf dem bedanken liegt. Die Mail wird nach Erreichung eines Meilensteins oder eines Kaufes gesendet und soll schlussendlich die Kundenbindung stärken.
    Product follow up Trigger E-Mail: Die Mail wird nach dem Kauf gesendet und dient der
  • Kundenbefragung und Bewertung gekaufter Produkte. Bei Problemen mit Produkten kann sie auch nach dem Kontakt mit dem Service geschickt werden.
  • Warenkorb Trigger E-Mail: Diese Mail stellt eine Besonderheit dar. Oftmals werden Artikel in Warenkörbe gelegt, ohne gekauft zu werden. Das kann an einem Umentschied liegen. Wurde der Kauf hingegen vergessen oder unterbrochen, so lohnt es sich diese Kunden erneut zu kontaktieren. Bei unsicheren Kunden wird mit einem Rabatt die notwendige Motivation geschaffen. Achtung: Mit der Zeit lernt der Kunde, dass er durch einen Abbruch Coupons bekommt und nutzt dies auch aus.
    Trigger E-Mail für inaktive Kunden: Bleibt ein Konsument lange Zeit dem Laden fern, so kann er erinnert werden. Diese Mail ist anspruchsvoller da sie mehr Daten braucht. Zudem kann ein Kunde ein Unternehmen bewusst ignorieren.
  • Erneuerungen Trigger E-Mail: Bei Passwort und Abo Erneuerungen empfehlen sich informierende Mails. Bei letzterem können mit Anreizen für eine Verlängerung geworben werden.
  • Weitere zeitliche Trigger E-Mails: Nebst Geburtstagen bieten sich Feier und Festtage wie Black Friday, Weihnachten oder Ostern an. Hier lohnt es sich früh anzufangen. Da zu dieser Zeit viele Konkurrenten ebenfalls stark werben, ist es wichtig aus der Masse zustechen.

Teilweise werden noch saisonale Events dazugezählt. Da diese streng genommen gewiss weit doch regelmäßig vorkommen, können sie auch nur in den normalen E-Mailmarketing Bereich zugeordnet werden.

Die Abgrenzung ist allgemein nicht sehr scharf. Bei der richtigen Anwendung können sie alle hilfreich sein. Was du beachten solltest, kannst du unter “Welche Vor- und Nachteile gibt es bei der Trigger E-Mail?”

Welche rechtliche Rahmenbedingungen sollte ich bei einer Trigger E-Mail beachten?

Die rechtlichen Rahmenbedingungen müssen eingehalten werden. Es gelten die gleichen Regelungen wie beim üblichen E-Mail Marketing. Bevor Mails versendet werden können, muss der Konsument eine Erlaubnis geben. Diese wird in der Regel bei der Registrierung online oder beim Ausfüllen eines Talons eingefordert. (3)
Darüber hinaus muss in der Mail auch ein Opt Out Button vorhanden sein.

Damit ist ein Knopf zur Abmeldung des Newsletters gemeint. Klickt der Kunde so wird er auf eine Webseite verleitet. Dort müssen meist erneut die Personalien eingegeben werden, um sicherzugehen, dass es tatsächlich der Kunde ist und es sich zudem nicht um ein Versehen handelt.

Für das Unternehmen kann es von Vorteil sein, vor der tatsächlichen Abmeldung noch die Gründe für die Beendigung zu erfragen. (Bildquelle: Geralt / Pixabay)

Da der Kunde unter Umständen schon genervt ist, bringt es aber nicht viel ihn von seinem Vorhaben abzubringen. Hatte der ehemalige Kunde nicht vor zu konsumiere so bringt es nichts, denn Prozess unübersichtlich zu gestalten und ihn mit Inhalten voll zu spammen, die er sowieso nicht beachten wird.

Schließlich ist die Versendung einer Rechnung nach abgeschlossenem Handel Pflicht. Ob diese Mail dann in eine typische Trigger Mail verwandelt wird, bei der weitere Inhalte beworben werden, ist einem selber überlassen.

Welche Vor- und Nachteile gibt es bei der Trigger E-Mail?

Die Trigger E-Mail hat bei richtiger Umsetzung mehrere Vorteile, bei falscher kann sie aber auch Nachteile bergen. Der Vorteil liegt wie bereits erwähnt in der hohen Relevanz. Dies wiederum geht mit mehr Aufmerksamkeit einher, wodurch Konsumenten empfänglicher für Werbebotschaften sind. Die Mail wird eher geöffnet und es gibt mehr Konversionen (Übergänge zur Webseite).
Erfolgreich angewendete Trigger E-Mails sind hilfreich in der Absatz Steigerung.

Zudem erhöhen sie die Kundenbindung, da der Konsument einen erhöhten persönlichen Bezug zum Unternehmen erhält. Dies zeigt sich insbesondere bei Loyalitätsprogrammen, bei der über die Zeit Punkte gesammelt werden aufgrund der Involviertheit. Diese werden dann in über Mail verschickte Gutscheine oder sonstige Vorteile verwandelt und die Konsumenten tätigen mehr Käufe aus.

Des Weiteren bleibt das Unternehmen präsent. Dies zeigt sich besonders bei Mails nach langer Inaktivität und nicht vollständig ausgeführten Käufen. Schließlich können Trigger E-Mails zu verminderten Aufwand führen. Wenn weniger Zeit und Energie in mehrere Mails gesteckt und stattdessen weniger dafür aber mehr gezielte, personalisierte Trigger E-Mails geschickt werden. (4)

Vorteile

  • höhere Empfänglichkeit für Werbung
  • verbessert Kundenbindung
  • steigt die Präsenz des Unternehmens
  • Zeit Einsparung

Nachteile

  • genervte Kunden bei zu vielen Mails
  • geringere Qualität
  • geringeres Vertrauen in Unternehmung

Die Menge ist sehr wichtig bei Trigger E-Mails. Werden zu viele Mails verschickt, so nervt sich der Konsument mit der Zeit und wendet sich ab. Das Gesamtbild der Unternehmung kann erniedrigt werden, da der qualitative Status aus Sicht des Kunden schlechter wird. Achte deshalb auf eine gesundes Ausmaß.

Ein weiteres Risiko sind zu persönliche Mails. Werden die Trigger E-Mails zu sehr auf die einzelnen Kunden maßgeschneidert, dann merkt dies der Kunde. Da dies aufgrund der gesammelten privaten Daten geschieht, fühlt sich der Kunde ausspioniert. Folglich führt das Unwohl sein zur Abwendung. Es zeigt sich, dass Trigger E-Mail viele Möglichkeiten bieten und auch Gefahren bei falscher Implementierung.

Was ist ein Autoresponder?

Autoresponder erleichtern einem die Arbeit im E-Mail Marketing. Müsste man jedem Kunden nach der Anmeldung oder einem sonstigen Event persönlich schreiben, so würde eine große Menge an Arbeit anfallen. Stattdessen braucht man einen Autoresponder. Je nachdem worauf das Tool programmiert ist, sendet es nach einem bestimmten Ereignis eine Mail. Dadurch wird Zeit und Energie gespart, die anderswo mehr Nutzen hat.

Es lohnt sich eine Funktion zu hinterlegen, die Mails aussortiert die nicht geöffnet werden. So werden nicht unnötig Mails verschickt. (Bildquelle: John Schnobrich / Unsplash)

in Autoresponder ist eine Kette von automatisierten Schritten namens Module. Diese Module folgen aufeinander, können bei komplexen Konstruktionen auch parallel Verlaufen. Ein einfaches Beispiel wären weitere Empfehlungen nach einem Einkauf:

Zuerst folgt der Startpunkt des Einkaufes, daraufhin folgt zeitlich direkt eine Mail mit Rechnung und weiteren Information bezüglich den Artikeln.
Danach kann eine Zeitdauer von wenigen Tagen (ca 2-4) eingestellt werden.
Auf diese folgt die Versendung einer weiteren Mail mit einem Betreff wie “Das könnte Sie auch interessieren”. In dieser können weitere passenden Produkte vorgestellt werden.
Dies ist nur ein Beispiel, wie du schlussendlich die Mailkette gestaltest, hängt von deinem Ziel ab. Die meisten Tools sind jedoch relativ einfach aufgebaut und auch für Anfänger bedienbar.

Was kostet ein Autoresponder?

Autoresponder (für die Umsetzung von Trigger E-Mail) kann man kaufen, es gibt jedoch auch kostenlose Modelle. Bei den Gratis Varianten gibt es eine Begrenzung in der Anzahl Mails. Bei Start Up Unternehmen sollte die Gratis Versionen reichen. Etablierte, größere Unternehmen kommen mit dem maximal möglichen nicht sehr weit.

Autoresponder ca. 20 € für 1000 Kontakte im Monat

Der in der Tabelle angegebene Preis ist lediglich ein Richtwert. Je nach Anbieter unterscheiden sich die Preise. Es kommt auf die Komplexität der Abläufe und eingesetzten Daten sowie die Anzahl versendeter Mails an.

Wieso geht der Autoresponder nicht?

Anfangs braucht es Zeit bis man sich an die Funktionsweise des Tools gewöhnt. Ein typischer Fehler ist ein fehlender Startpunkt. Da die Module aufeinander bauen muss irgendwo angefangen werden. Der Zeitpunkt der Anmeldung oder ein Kalendertag mit Uhrzeit bieten sich an.

Liegt es nicht daran so kannst du nachschauen, ob die Kette aktiv ist. Dies musst du selber machen. Dadurch sollte die zu frühe Veröffentlichung unvollständiger Inhalte verhindert werden.

Besteht das Problem weiterhin, so solltest du am besten alle Teile nacheinander durchschauen. Es kann sein, dass du unlogische inhaltliche Bezüge hast oder sich ein Modul an das falsche Segment richtet. Schlimmstenfalls kannst du das Kundenzentrum des betreffenden Autoresponder kontaktieren.

Fazit

Trigger E-Mails sind eine tolle Variante um Marketing Kampagnen umzusetzen. Sie sind von hoher Relevanz für den Kunden und werden dementsprechend eher zu einem Kauf führen. Genauso stärken sie die Kundenbindung, was sich langfristig ebenso lohnt. Am besten werden die Mails durch Autoresponder verschickt, da sie einem Arbeit abnehmen und relativ einfach zu bedienen sind.

Man sollte aber nicht übertreiben. Zu viele und zu genaue Mails belästigen die potenziellen Konsumenten. Nichtsdestotrotz wiegen die Vorteile mögliche Nachteile aus. Folglich lässt sich sagen, dass Trigger E-Mails hilfreich sind bei richtiger Anwendung.

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

[1] https://glossar.xeit.ch/trigger-mail

[2] https://neilpatel.com/blog/triggered-email/

[3] https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/newsletter-marketing-119011

[4] https://chamaileon.io/resources/trigger-emails/

[5] https://www.onlinemarketing-praxis.de/e-mail-marketing/e-mail-automation-grundlagen-beispiele-und-tipps#tools-e-mail-automation

Bildquelle: 123rf / Olga Yastremska

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